一、 檔案管理的現(xiàn)狀與問題
近年來，我國(guó)檔案事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：
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（一）、檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)
傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長(zhǎng)期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡(jiǎn)單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。
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（二）、檔案存放次序較易被打亂
雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。
（三）、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)
隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時(shí)，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據(jù)檔案的編目信息在檔案架的每一格進(jìn)行查找。一旦檔案存取時(shí)沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。
（四）、檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)
由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，因此在盤點(diǎn)檔案時(shí)一般只清點(diǎn)檔案盒的數(shù)量。但在每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，這種盤點(diǎn)方式并不能真正反映檔案儲(chǔ)存的真實(shí)信息。如果要拆開每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。
（五）、對(duì)失效檔案的管理滯后
有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對(duì)檔案庫(kù)存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲(chǔ)存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負(fù)荷和成本。
鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID（無線射頻識(shí)別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。
二、 RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的方案設(shè)計(jì)
（一）RFID技術(shù)簡(jiǎn)介
RFID（Radio Frequency Identification），即無線射頻識(shí)別，是興起于20世紀(jì)90年代的一項(xiàng)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。一個(gè)典型的RFID系統(tǒng)由射頻電子標(biāo)簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構(gòu)成。它集編碼、載體、識(shí)別與通訊等多種技術(shù)于一體的綜合技術(shù)，主要原理是利用無線電波對(duì)一種標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫、識(shí)別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實(shí)際應(yīng)用中，讀寫器將特定格式的數(shù)據(jù)寫入RFID標(biāo)簽，然后將標(biāo)簽附著在待識(shí)別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識(shí)別電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)物體識(shí)別信息的遠(yuǎn)距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋?
（二） 將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，有著以下優(yōu)點(diǎn)：
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1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對(duì)庫(kù)區(qū)存儲(chǔ)物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實(shí)施庫(kù)存檔案的動(dòng)態(tài)化管理。
2、快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID讀寫器可以同時(shí)從多個(gè)射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個(gè)標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。
3、標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長(zhǎng)，可重復(fù)使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)量大大增加，可達(dá)1K甚至更大的容量；標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫,而不會(huì)損害標(biāo)簽的功能，從而可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。
4、安全性高。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識(shí)別碼獨(dú)一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。
5、抗污染性能強(qiáng)和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID對(duì)水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損； RFID卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。
6、體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外， RFID標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。
7、可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。
8、穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼
9、標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警功能
（三）基于RFID的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)
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鑒于RFID的以上優(yōu)點(diǎn)，將其應(yīng)用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時(shí)還有助于提高檔案管理的安全性。由此，一套基于RFID技術(shù)的檔案管理自動(dòng)化管理系統(tǒng)，其主要由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成，如圖1所示。
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1、RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)
該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)；手持式閱讀器是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。
2、檔案管理信息系統(tǒng)
該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)又由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊和檔案自動(dòng)識(shí)別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。
3、系統(tǒng)具體功能如下：
（1）儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案盒編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。此外，儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊還具有儲(chǔ)位分配、儲(chǔ)位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲(chǔ)位的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。
（2）查詢管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級(jí)查詢等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過計(jì)算機(jī)總線將查詢信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫(kù)作業(yè)。
（3）銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫(kù)前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。
（4）安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案盒在非正常情況下離開儲(chǔ)位（指不經(jīng)查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令情況下），安裝于儲(chǔ)位區(qū)的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會(huì)把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。
綜上所述，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對(duì)接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲(chǔ)存、讀寫電子標(biāo)簽；檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的應(yīng)用與管理。同時(shí)，可對(duì)系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的安全性管理。
（三）硬件設(shè)備的應(yīng)用方案
一般來說，檔案庫(kù)房的面積較小，可選擇高頻或超高頻（HF/UHF）頻段的讀寫器和無源電子標(biāo)簽。RFID標(biāo)簽根據(jù)用途不同可以分為檔案標(biāo)簽和儲(chǔ)位標(biāo)簽。
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1、標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定
檔案標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。
庫(kù)位標(biāo)簽上儲(chǔ)存的信息項(xiàng)包括：儲(chǔ)位類型、儲(chǔ)位編號(hào)、存放的檔案編號(hào)區(qū)間及數(shù)量。
2、標(biāo)簽安裝
2 在檔案標(biāo)簽中，將電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個(gè)檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質(zhì)材質(zhì)，利于RFID標(biāo)簽的粘貼與取下，同時(shí)盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲(chǔ)存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內(nèi)放置少量干燥劑。
2 而儲(chǔ)位標(biāo)簽在儲(chǔ)位不需要調(diào)整或者標(biāo)簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲(chǔ)位標(biāo)簽直接安裝在儲(chǔ)位正下方的支撐橫梁上。
3、電子標(biāo)簽介紹：
UHF（VANCH EPC Class1 Gen2）電子標(biāo)簽：
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HF（NXP ICODE SLI-SY）電子標(biāo)簽：
主要特性：
40年數(shù)據(jù)存儲(chǔ)
·符合ISO 15693 / ISO 18000-3
·2,048字節(jié)的片載存儲(chǔ)
·密碼可選的電子防盜功能
·密碼保護(hù)的寫入命令，以防未經(jīng)授權(quán)篡改數(shù)據(jù)
·密碼保護(hù)隱私模式
·基準(zhǔn)RF性能和可靠性
4、閱讀器安裝
在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設(shè)備的正常工作需外接110 - 240 VAC 電源適配器，并有局域網(wǎng)或無線局域網(wǎng)覆蓋，以進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。將RFID標(biāo)簽閱讀器RJ45口與電腦網(wǎng)口相連接，從而可將RFID標(biāo)簽閱讀器讀取的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)或無線網(wǎng)絡(luò)的方式傳回服務(wù)器。
（1）閱讀器介紹：
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5、天線安裝
為確保檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取，需要根據(jù)檔案室實(shí)際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來確定天線布置，確保最佳讀寫效果，天線需要定制。
6、多天線分支器
VX-3 UHF RFID天線分支器是由萬全智能開發(fā)的最新一代產(chǎn)品。該分支器是一個(gè)可擁有1-8個(gè)接口的超高頻天線分支器，它可用于聯(lián)網(wǎng)和在實(shí)時(shí)檔案資產(chǎn)跟蹤及智能密集架中分配RFID天線。VX-3天線分支器由主天線分支器和從天線分支器組成。
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主天線分支器的每個(gè)射頻輸出端口(ANT1~ANT8)可以連接多達(dá)32個(gè)RFID天線。也就是每個(gè)主天線分支器可以支援4個(gè)從天線分支器。注意:考慮到實(shí)際的應(yīng)用場(chǎng)合，實(shí)際使用數(shù)量未必達(dá)到256個(gè)天線，請(qǐng)合理規(guī)劃以發(fā)揮出最大效能。靈活的天線布置、擴(kuò)大讀寫控制半徑、大大節(jié)省系統(tǒng)成本.
（1）主天線分支器
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7、手持式閱讀器
用于檔案資料盤點(diǎn)、順架清理、。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案順架盤點(diǎn)。
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（四）、 RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案館檔案管理的流程設(shè)計(jì)
（1）入館
新的檔案入庫(kù)前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和密級(jí)等相關(guān)信息對(duì)新建檔案進(jìn)行編目，并通過終端管理器寫入RFID標(biāo)簽，生成的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)被傳送到中心數(shù)據(jù)庫(kù)里以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。
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檔案入館的流程如圖2所示：
入庫(kù)時(shí)，檔案管理信息系統(tǒng)的儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)發(fā)出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊與檔案自動(dòng)識(shí)別模塊進(jìn)行檔案盒信息匹配，匹配后由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊分配該檔案盒的存放儲(chǔ)位，確認(rèn)無誤后，管理員發(fā)出入館確認(rèn)信息，確認(rèn)信息通過計(jì)算機(jī)總線傳遞至該檔案架，儲(chǔ)位指示點(diǎn)亮起，管理人員將檔案盒放至指示點(diǎn)所指示的儲(chǔ)位，按下儲(chǔ)位上的確認(rèn)按鈕，指示燈熄滅，確認(rèn)信號(hào)反饋回管理系統(tǒng)，入館結(jié)束。全部檔案入庫(kù)完畢后，在查詢管理子系統(tǒng)中可對(duì)已入館的檔案信息進(jìn)行查詢，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。
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（2）盤點(diǎn)
由于RFID的使用，盤點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即完成對(duì)檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息的收集，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。
（3）查閱
檔案的查閱流程如圖3所示：
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在查詢相關(guān)檔案時(shí)，管理員首先通過查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號(hào)，系統(tǒng)將根據(jù)編目號(hào)提取中心數(shù)據(jù)庫(kù)里所儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息，核對(duì)無誤后發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)中的檔案自動(dòng)識(shí)別模塊將根據(jù)編目號(hào)映射其儲(chǔ)位編號(hào)，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發(fā)出出庫(kù)指令，儲(chǔ)位指示燈亮起。當(dāng)檔案經(jīng)過出庫(kù)口時(shí)，出庫(kù)口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認(rèn)所查檔案與所出庫(kù)檔案一致后確定出庫(kù)。此時(shí)，系統(tǒng)將記錄下檔案的出庫(kù)時(shí)間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。
（4）安全管理
安全管理子系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控與異常警報(bào)功能，以防止檔案被毀、被盜等。
（5） 防毀管理
每份檔案入館時(shí)先精確測(cè)量其重量、頁碼等物理特性, 并存入RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng), 由監(jiān)控模塊對(duì)這些信息進(jìn)行監(jiān)控。在檔案被查閱后歸還時(shí)，管理員對(duì)該檔案的物理特性再次進(jìn)行檢測(cè)，并與檔案借出之前的數(shù)據(jù)核對(duì)，從而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案有沒有被撕毀、缺失等。
（6）防盜管理
所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫(kù)口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令而異常離開庫(kù)位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。
（7）銷毀
檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫(kù)中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，銷毀管理子系統(tǒng)將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。同時(shí)，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統(tǒng)發(fā)出無線指令，由各檔案盒上的RFID標(biāo)簽反饋回保管期限信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效期管理。
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