一． 概述
行政后勤工作對(duì)于任何一個(gè)企事業(yè)單位而言，都是非常重要的一個(gè)組成部分。
古人云“兵馬未動(dòng)，糧草先行”。所謂糧草也就是今天的后勤補(bǔ)給。
很多西方的經(jīng)典的管理理論也把企業(yè)的行政后勤管理提到了很高的地位。在某些時(shí)候甚至超過對(duì)直接生產(chǎn)和技術(shù)研發(fā)的重視。
由此可見從古到今，中外盡然，行政后勤管理工作的重要性是毋庸置疑的。
從另外一個(gè)方面看，后勤管理工作又是細(xì)碎龐雜的。大到土木工程建設(shè)，人力資源管理，小到低值易耗品的領(lǐng)用等等，無不需要管理人員盡心盡力。隨著經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，企事業(yè)單位的規(guī)模逐漸增大，導(dǎo)致后勤管理的工作量成倍地增長(zhǎng)。工作效率成了制約后勤管理水平的瓶頸。
雖然，隨著技術(shù)的進(jìn)步，發(fā)展提出了很多獨(dú)立的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，比如，門禁管理，考勤管理，售飯管理，監(jiān)控管理等等，解決了某一個(gè)方面的管理問題，但是，整個(gè)行政后勤的管理信息是離散的，非關(guān)聯(lián)的，管理者很難掌控全局。
目前，在國(guó)內(nèi)大中型的企事業(yè)單位都已經(jīng)基本完成了內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，有些單位甚至已經(jīng)規(guī)劃建設(shè)了非常超前的廣域網(wǎng)帶寬。應(yīng)該說，管 理信息的網(wǎng)絡(luò)無紙化傳遞的基礎(chǔ)已經(jīng)基本具備。
有鑒于此，我公司結(jié)合多年的企事業(yè)一卡通系統(tǒng)的開發(fā)、集成建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，提出并開發(fā)了大型企事業(yè)單位行政后勤一體化管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位后勤行政管理的進(jìn)一步現(xiàn)代化提供一個(gè)一體化高效的平臺(tái)。
二． 方案設(shè)計(jì)指導(dǎo)思想
1. 力求涵蓋已知的行政后勤管理的各個(gè)方面，整體全面地為用戶提供人性化，貼近使用要求的管理模式；
2. 系統(tǒng)嚴(yán)格做到信息集中存儲(chǔ)，分布式運(yùn)行管理的模式；
3. 立足于成熟技術(shù)和產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，注意新技術(shù)和新產(chǎn)品的應(yīng)用；
4. 硬件設(shè)備兼容性好，可選品牌豐富；
5. 較高冗余度的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)為系統(tǒng)擴(kuò)展預(yù)留空間；
6. 在滿足用戶的要求的同時(shí)盡可能地降低費(fèi)用。。
三． 總體方案
企事業(yè)后勤行政管理工作歸納起來涵蓋以下三個(gè)主要方面：
1． 人力資源管理
2． 物資設(shè)備管理
3． 生活保障管理
行政后勤一體化管理系統(tǒng)因此也相應(yīng)地分為三大管理模塊。
1． 人力資源管理系統(tǒng)；
2． 固定資產(chǎn)及庫(kù)房管理系統(tǒng)，
3． 生活保障管理系統(tǒng)。
其中，人力資源管理系統(tǒng)，除了一般性的人員檔案的管理外，還包括了考勤、門禁等具體事務(wù)性工作。
固定資產(chǎn)及庫(kù)房管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)單位的固定資產(chǎn)定位、核查管理以及庫(kù)房各種原材料、低值易耗品的進(jìn)貨、領(lǐng)用管理。
生活保障管理系統(tǒng)則包括了食堂售飯系統(tǒng)、圖書借閱系統(tǒng)、停車場(chǎng)管理系統(tǒng)、班車乘坐管理等等。
行政后勤一體化管理系統(tǒng)以局域網(wǎng)為主要工作平臺(tái)，采用數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)管理，工作站點(diǎn)分布式設(shè)立的模式來建立。各個(gè)管理站點(diǎn)的管理人員可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)上述三大系統(tǒng)中各個(gè)子系統(tǒng)的不同模塊進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化。高級(jí)管理人員則可以根據(jù)職責(zé)所需的授權(quán)情況對(duì)系統(tǒng)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和監(jiān)督。
針對(duì)大型企業(yè)集團(tuán)，行政后勤一體化管理系統(tǒng)支持廣域網(wǎng)上的數(shù)據(jù)傳遞和共享。進(jìn)一步提高管理的即時(shí)性。
為了提高數(shù)據(jù)共享的水平和系統(tǒng)的使用率，系統(tǒng)采用先進(jìn)的C/S、B/S混合編程的模式。做到管理的專業(yè)化和數(shù)據(jù)共享化的有機(jī)結(jié)合和和諧并存。
行政后勤一體化管理系統(tǒng)不再是通常意義上的一卡通系統(tǒng)，而是全新的，綜合性的，后勤行政信息管理系統(tǒng)。必將極大地提高使用單位的后勤行政管理的整體性、嚴(yán)密性和科學(xué)性。
系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)圖見下頁(yè)。
620)this.style.width=620;" border=0>
四． 系統(tǒng)功能簡(jiǎn)介
(一) 人力資源管理系統(tǒng)
1. 人員檔案信息管理子系統(tǒng)
多達(dá)六十個(gè)項(xiàng)目的極為全面的人員信息記錄，較好地覆蓋了人事管理的日常需要。
每個(gè)人員的資料分為五個(gè)部分：
員工基本信息：詳細(xì)登載了每個(gè)員工的自然狀況和社會(huì)屬性；
工作簡(jiǎn)歷：記錄員工的工作歷程；
社會(huì)關(guān)系：登記員工的親屬的有關(guān)信息；
獎(jiǎng)懲記錄：記錄員工在本企業(yè)的獎(jiǎng)懲情況；
考評(píng)記錄: 記錄員工在本企業(yè)的績(jī)效考核情況；
培訓(xùn)記錄：涵蓋各種技能的培訓(xùn)以衡量員工的潛能。
該子系統(tǒng)還提供方便快捷的人員信息的增刪改查的操作功能。樹狀結(jié)構(gòu)的部門顯示方式對(duì)單位內(nèi)部的人員調(diào)動(dòng)和信息查找極為有利。
2. 門禁考勤管理子系統(tǒng)
考勤管理系統(tǒng)主要由考勤機(jī)、門禁考勤機(jī)、讀卡器、控制器、電控門鎖等硬件設(shè)備和專業(yè)的考勤軟件組成。其中考勤機(jī)或門禁考勤機(jī)可以采用485通訊方式或ＴＣＰ／ＩＰ通訊方式與計(jì)算機(jī)連接。為了保證系統(tǒng)在停電狀態(tài)下仍能繼續(xù)正常工作，還需要配備UPS系統(tǒng)（不間斷電源）。
具體的工作流程如下：
在單位工作區(qū)或者工作區(qū)門口安裝考勤機(jī)或考勤門禁機(jī)；
工作人員出入均須在考勤機(jī)或門禁機(jī)上刷卡；
對(duì)于考勤機(jī)，刷卡有效，自動(dòng)記錄一條有效考勤記錄；
對(duì)于門禁機(jī)，卡片有效，電控門鎖打開；
非法卡片的劃卡信息作為侵入事件可供事后查詢；
讀卡控制設(shè)備記錄并實(shí)時(shí)將劃卡記錄上報(bào)給管理計(jì)算機(jī)；
專用的考勤軟件可以智能判斷職工的出勤情況；
管理軟件可以任意設(shè)定各個(gè)門各類人員的進(jìn)出權(quán)限。
本系統(tǒng)可以兼容多種考勤機(jī)和門禁控制器。對(duì)于有特殊要求的用戶還可以考慮安裝三棍閘、擺閘等通道管理設(shè)備。
門禁考勤系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖
620)this.style.width=620;" border=0>
620)this.style.width=620;" border=0>
考勤管理子系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖
人力資源管理系統(tǒng)可以擴(kuò)展成人力資源管理OA系統(tǒng)。單位內(nèi)部各個(gè)二級(jí)部門的人力管理人員可以借助該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件的和信息的無紙傳遞、批復(fù)等功能。
對(duì)于有條件的用戶，可以實(shí)現(xiàn)到崗考勤。例如，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)員工在工作崗位登陸考勤等方式，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的管理的科學(xué)性和嚴(yán)密性。
(二) 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)由固定資產(chǎn)登記子系統(tǒng)和固定資產(chǎn)巡檢子系統(tǒng)組成。
固定資產(chǎn)登記子系統(tǒng)的主要功能是登記記錄每一件固定資產(chǎn)的基本信息，如購(gòu)入時(shí)間，資產(chǎn)總額，所屬部門，使用負(fù)責(zé)人等。管理人員可以對(duì)記錄的信息進(jìn)行增刪查改等操作，使記錄信息與實(shí)際情況相符。必要時(shí)可以與財(cái)務(wù)軟件關(guān)聯(lián)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的定期折舊。
固定資產(chǎn)巡檢子系統(tǒng)的主要功能是利用條碼數(shù)據(jù)采集器實(shí)現(xiàn)按部門或使用人、責(zé)任人進(jìn)行固定資產(chǎn)核查的功能。必要時(shí)可以實(shí)現(xiàn)新增固定資產(chǎn)信息的錄入和上傳，提高管理工作的效率。
由于不同的單位的管理模式不盡相同，因此，這一部分的具體流程和功能不作具體陳述。我公司承諾為每一個(gè)客戶訂制開發(fā)該系統(tǒng)以更好地滿足用戶的使用要求。
(三) 生活保障體系管理系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)組成
生活保障體系是指大中型單位為自己?jiǎn)T工提供的食堂就餐、洗浴以及圖書借閱等福利性機(jī)構(gòu)。利用自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)可以很容易地實(shí)現(xiàn)上述體系的計(jì)算機(jī)管理。
根據(jù)各單位需求的不同，本系統(tǒng)可以分為食堂售飯管理子系統(tǒng)、洗浴控水子系統(tǒng)，圖書借閱管理子系統(tǒng)等多個(gè)部分。每一個(gè)子系統(tǒng)負(fù)責(zé)一個(gè)具體的工作。各子系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，信息集中存儲(chǔ)并與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)共享。
2. 食堂售飯管理子系統(tǒng)
食堂售飯管理子系統(tǒng)由固定式售飯窗口機(jī)、移動(dòng)式售飯手持機(jī)、窗口機(jī)聯(lián)網(wǎng)卡、管理計(jì)算機(jī)、發(fā)卡機(jī)以及打印機(jī)、UPS電源等通用設(shè)備和售飯系統(tǒng)管理軟件組成。
售飯窗口機(jī)與計(jì)算機(jī)之間采用485通訊方式。移動(dòng)式售飯手持機(jī)與計(jì)算機(jī)之間采用串口通訊方式。
系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)見下圖。
620)this.style.width=620;" border=0>
具體的工作流程如下：
? 在食堂售飯窗口安裝售飯窗口機(jī)；
? 單位職工在管理部門辦理就餐卡或者職工卡的登記并存款；
? 職工持卡到食堂就餐時(shí)在窗口機(jī)上劃卡；
? 按購(gòu)買食品的情況由食堂工作人員收費(fèi)；
? 卡內(nèi)余額不足，職工可到管理部門存款；
? 可以進(jìn)行掛失、解掛、重辦卡等操作；
? 售飯管理軟件可以查詢打印食堂收入情況以及每個(gè)人的消費(fèi)情況。
? 管理軟件可以按照級(jí)別發(fā)放補(bǔ)助。
? 對(duì)于部分需要在崗位上就餐的職工，可由食堂的工作人員送餐到崗，用售飯手持機(jī)收款。
根據(jù)各個(gè)單位的具體情況，我公司可以對(duì)售飯管理的具體模式進(jìn)行調(diào)整。比如可以把售飯與考勤關(guān)聯(lián)起來實(shí)現(xiàn)當(dāng)日不上班當(dāng)日不能就餐的管理模式。
3. 洗浴控水管理子系統(tǒng)
洗浴控水管理子系統(tǒng)由水控器、電動(dòng)閥、管理計(jì)算機(jī)、水控器聯(lián)網(wǎng)卡、發(fā)卡機(jī)、專用電源以及打印機(jī)、UPS電源和管理軟件組成。
620)this.style.width=620;" border=0>
具體的工作流程如下：
在浴室的淋浴噴頭安裝水控器和電動(dòng)閥；
單位職工在管理部門辦理洗浴卡或者職工卡的登記并存款；
職工持卡到浴室洗浴時(shí)在水控器上劃卡；
電動(dòng)閥動(dòng)作，淋浴噴頭出水同時(shí)水控器計(jì)時(shí)收費(fèi)；
再劃卡，電動(dòng)閥關(guān)閉同時(shí)計(jì)時(shí)結(jié)束，停止收費(fèi)；
卡內(nèi)余額不足，職工可到管理部門存款；
可以進(jìn)行掛失、解掛、重辦卡等操作；
洗浴管理軟件可以匯總打印浴室的收入情況以及每個(gè)人的洗浴消費(fèi)情況。
管理軟件可以按照級(jí)別發(fā)放補(bǔ)助。
根據(jù)各個(gè)單位的具體情況，我公司可以對(duì)洗浴管理的具體模式進(jìn)行調(diào)整。比如可以把洗浴與考勤關(guān)聯(lián)起來實(shí)現(xiàn)當(dāng)日不上班當(dāng)日不能洗浴的管理功能。
4. 圖書借閱管理子系統(tǒng)
相對(duì)而言，圖書借閱子系統(tǒng)比較簡(jiǎn)單。主要的功能是實(shí)現(xiàn)職工卡與所借閱圖書的關(guān)聯(lián)。通過必要的設(shè)定可以實(shí)現(xiàn)借閱限量、到期催還等功能
5. 班車乘坐管理子系統(tǒng)
利用手持設(shè)備實(shí)現(xiàn)職工乘坐班車的計(jì)次或計(jì)價(jià)管理。
職工憑借職工卡乘坐班車。管理人員利用移動(dòng)POS機(jī)讀卡監(jiān)督。
如果管理需要，可以提供每位職工每個(gè)計(jì)量時(shí)間段的班車乘坐次數(shù)等統(tǒng)計(jì)數(shù)字。
6. 停車場(chǎng)管理子系統(tǒng)
隨著收入水平的提高，職工駕乘私人車輛上下班的情況日益突出。對(duì)于一些提供對(duì)外服務(wù)的單位，停車場(chǎng)的收費(fèi)與管理也是一個(gè)很重要的工作。
利用職工卡、臨時(shí)停車卡、手持收費(fèi)機(jī)配合電動(dòng)道閘、計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)停車場(chǎng)自動(dòng)計(jì)費(fèi)、自動(dòng)進(jìn)出等功能。
由于各單位停車場(chǎng)的情況不盡相同，管理的模式也不完全一樣，因此系統(tǒng)的組成也不固定。基本的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下頁(yè)圖所示。
620)this.style.width=620;" border=0>
(四) 查詢管理系統(tǒng)
管理查詢系統(tǒng)的主要功能是方便單位的各級(jí)管理人員根據(jù)各自的管理范圍和授權(quán)情況查詢和監(jiān)督各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況。
五． 系統(tǒng)的擴(kuò)展
實(shí)際上企業(yè)內(nèi)部所有關(guān)聯(lián)職工的活動(dòng)都可以采用計(jì)算機(jī)和自動(dòng)識(shí)別技術(shù)予以管理。例如建立企業(yè)內(nèi)部餐廳，企業(yè)內(nèi)部職工互助超市等等。利用企業(yè)內(nèi)部的職工卡，形成相對(duì)獨(dú)立的消費(fèi)環(huán)境。
作為一家專業(yè)的系統(tǒng)集成企業(yè)，我公司可以在上述系統(tǒng)基礎(chǔ)上為用戶單位訂制開發(fā)所需的其它管理系統(tǒng)，以滿足用戶的管理要求。
六． 結(jié)束語
信息管理的集中化是一種必然趨勢(shì)。作為企業(yè)或者一個(gè)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的重要組成部分的后勤管理走向集中、綜合管理也是發(fā)展的必然。我公司的《企事業(yè)單位行政后勤一體化綜合管理系統(tǒng)》是我們的一個(gè)探索和嘗試。希望這個(gè)產(chǎn)品能夠給您的工作帶來高效便捷，帶來效益，成為您工作中的好助手。
1
